Sommaire
2 RESPONSABLE DES TRAITEMENTS. 2
3 DELEGUE A LA PROTECTION DES DONNEES / CONTACT. 2
4 OBJET DE LA POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES. 2
6.1 Traitements mis en œuvre à des fins de fourniture des Produits et des Services. 3
6.3 Traitement mis en œuvre à des fins de communication non commerciale auprès des Utilisateurs. 6
7 DESTINATAIRES DES DONNEES. 7
8 TRANSFERTS DE DONNEES EN DEHORS DE L’UNION EUROPEENNE. 7
10 DROITS DES PERSONNES CONCERNEES. 8
11 DESABONNEMENT AUX COMMUNICATIONS COMMERCIALES. 9
1 LEGISLATION APPLICABLE
La présente Politique de protection des données personnelles (ci-après la « Politique ») est faite en application du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après « Règlement Général sur la Protection des Données » ou « RGPD ») et de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée (ci-après « Loi Informatique et Libertés »).
2 RESPONSABLE DES TRAITEMENTS
Le responsable des traitements est Up, société coopérative et participative à forme anonyme et à capital variable, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de NANTERRE sous le numéro 642 044 366, dont le siège social est situé au 9-11 Boulevard Louise Michel – 92230 GENNEVILLIERS, ci-après « UpCoop ».
3 DELEGUE A LA PROTECTION DES DONNEES / CONTACT
UpCoop a désigné un délégué à la protection des données (ci-après le « DPO »).
Pour toute information concernant les traitements de données personnelles mis en œuvre par Up, contactez notre DPO :
- Par courrier : Groupe UP – DPO – 9-11 Boulevard Louise Michel – 92230 GENNEVILLIERS
- Via le formulaire disponible sur notre site :
https://assistance.up.coop/hc/fr/requests/new?ticket_form_id=4639804152977
4 OBJET DE LA POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES
La Politique encadre les traitements de données personnelles mis en œuvre par UpCoop dans le cadre de la fourniture de titres spéciaux de paiement désignés sous le nom « UpCoop Cohesia » et des services associés (ci-après les « Produits » et/ou « Services »).
5 PERSONNES CONCERNEES
Les personnes concernées par les traitements réalisés par UpCoop dans les conditions définies ci-après sont :
- Les « Représentants des Prospects Financeur » :
- Les personnes physiques intervenant pour le compte des prospects ou exerçant un mandat social au sein des entités prospectées.
- Les « Représentants des Clients Financeur » :
- Les personnes physiques intervenant pour le compte des clients ou exerçant un mandat social au sein des entités clientes.
- Les « Utilisateurs » :
- Les personnes physiques bénéficiaires des Produits et/ou Services fournis par Up
- Les personnes physiques se créant un espace personnel et utilisant un service en ligne mis à leur disposition par UpCoop ;
- Le cas échéant des ayants-droit des bénéficiaires, également bénéficiaires des Produits et/ou des Services fournis par UpCoop.
- Les « Fournisseurs et Partenaires » :
- Les personnes physiques fournisseurs de UpCoop ou en relation d’affaires avec UpCoop ou partenaires de UpCoop (sous-traitants, commerçants…) ;
- Les personnes physiques intervenant pour le compte de personnes morales fournisseurs de UpCoop ou en relation d’affaires avec UpCoop ou partenaires de Up, ou exerçant un mandat social au sein de ces entités.
6 TRAITEMENTS MIS EN ŒUVRE
6.1 Traitements mis en œuvre à des fins de fourniture des Produits et des Services
| Finalités du traitement | Type de données nécessaires traitées | Bases légales du traitement | Durées de conservation des données |
| Fabriquer et mettre à disposition des services de paiements | Nom, Prénom de l’Utilisateur, adresse postale, date et lieux de naissance, N° identifiant bénéficiaire* | Exécution du contrat |
Durée du contrat, augmentée de 5 ans, sauf obligations légales imposant une durée supérieure.
|
| Authentifier et permettre aux Clients d’accéder aux Services fournis (outil de gestion Cohesia) | Nom, Prénom, adresse mail pro, identifiant de connexion des Clients | Exécution du contrat | Les données personnelles contenues dans l’espace en ligne de commande mis à disposition des clients financeurs sont conservées aussi longtemps que l’espace personnel est actif, augmentée de 13 mois à compter de la fermeture de l’espace en ligne |
| Assurer la validité des transactions liées à l’utilisation de la carte |
Données relatives à la carte de paiement, aux historiques d’achat et détail de transactions, solde de compte.
|
Exécution du contrat
|
5 ans à partir de la collecte |
| Assister et gérer des demandes des Utilisateurs bénéficiaires | Nom, Prénom, adresse mail, téléphone, et informations sur les demandes des Utilisateurs | Exécution du contrat | 5 ans à partir du traitement de la demande |
| Assister et gérer des demandes des Utilisateurs bénéficiaires | Nom, Prénom, adresse mail, téléphone, voix et dialogues des Utilisateurs | Consentement de la personne concernée (pour l’enregistrement de la communication) | 6 mois |
| L’analyse des données, l’audit, le contrôle et la prévention de la fraude, |
Nom, Prénom, adresse mail, civilité, fonction/mandat Données de connexion |
Intérêt légitime de UpCoop à effectuer des audits et des contrôles internes et des contrôles de prévention de la fraude
|
5 ans à compter de la clôture du dossier |
| L’identification des tendances d'utilisation | Données épurées de toutes informations permettant d’identifier directement ou indirectement une personne. | Intérêt légitime de UpCoop dans la gestion et le développement efficaces de ses activités | 5 ans à partir de la collecte |
| Lutter contre le blanchiment et le financement du terrorisme (Procéder aux déclarations nécessaires auprès de TRACFIN, Procéder aux déclarations nécessaires auprès de DGTRRESOR, Faire procéder aux gels des avoirs d'un collaborateur ou d'un client ou d'un porteur…) |
Nom, Prénom, adresse mail, nationalité, date et lieu de naissance, adresse postale, photo, Données d’ordre économique et financière, Crime et délit, Fonction dans l'entreprise, mandats et pouvoirs |
Obligations légales (notamment s’agissant des règles de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme) | Les données personnelles relatives à l’exécution d’une obligation légale sont conservées tant que cette obligation le justifie. |
| Lutter contre l'évasion et la fraude fiscales |
Nom, Prénom, adresse mail, nationalité, date et lieu de naissance, adresse postale, photo, N° d’identification fiscale (NIF), Lieu de résidence fiscale |
Obligations légales pour lutter contre l'évasion et la fraude fiscales | Les données personnelles relatives à l’exécution d’une obligation légale sont conservées tant que cette obligation le justifie. |
| Réceptionner des Informations sur l’utilisation par un bénéficiaire des Produits et/ou Services auprès d’un Partenaire** |
Données relatives aux historiques d’achat et détail de transactions (date, montant, lieux d’utilisation), solde de compte
|
Intérêt légitime de UpCoop dans la gestion et le développement efficaces de ses activités | 5 ans à partir de la collecte |
| Transmettre des données relatives aux historiques d’achat et détail de transactions (date, montant, lieux d’utilisation) au Client Financeur sur demande. | Données épurées de toutes informations permettant d’identifier directement ou indirectement une personne. | Exécution du contrat | 5 ans à partir de la collecte |
| Informer le Client Financeur en cas (i) d’absence d’activation de la carte au-delà d’une certaine période ; et (ii) de réédition de la carte. | Nom, prénom, nombre de réédition de la carte, date des rééditions. | Intérêt légitime de UpCoop dans la gestion de ses relations avec les Clients Financeurs. | Durée du contrat |
* Données fournies à UpCoop par le Client Financeur.
** Données fournies à UpCoop par un Partenaire
6.2 Traitements mis en œuvre à des fins de communication commerciale, de prospection ou de suivi de la relation commerciale
UpCoop met en œuvre des traitements de données personnelles ayant pour finalités d’assurer l’information des personnes avec lesquelles UpCoop est en relation ou entend entrer en relation (les Clients Financeurs, les Prospects Financeurs, les Fournisseurs et les Partenaires) sur ses offres ou sur la fourniture de ses produits et l’exécution de ses services.
Cette communication commerciale peut également être une réponse faite à UpCoop à la suite d’une sollicitation émanant d’un Client Financeur, d’un Prospect Financeur, d’un Fournisseur ou d’un Partenaire.
Cette communication ne vise pas les bénéficiaires du Client Financeur.
Les données traitées sont : le nom, le prénom, civilité, les coordonnées professionnelles dont l’adresse mail et téléphone, la fonction et, lorsque pertinent au regard de la structure dans laquelle le Représentant du Client Financeur ou du Prospect Financeur exerce ses fonctions, l’appartenance syndicale de la personne concernée.
La personne concernée peut s’opposer à ce que ses données soient traitées à des fins de promotion commerciale et de prospection dans les conditions détaillées à l’article 11 (désabonnement aux communications commerciales).
La base juridique de ces traitements est la suivante :
Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes de UpCoop, à savoir la communication avec les personnes avec lesquelles UpCoop est en relation et à des fins de prospection commerciale.
Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat.
Les données personnelles traitées à des fins de prospection commerciale sont conservées pendant une durée maximale de 3 ans après le dernier contact avec la personne concernée.
Les données personnelles traitées à des fins de suivi de la relation commerciale sont conservées pour la durée de la relation commerciale, augmentée de 3 ans après le dernier contact entre UpCoop et le Client Financeur, le Fournisseur ou le Partenaire.
6.3 Traitement mis en œuvre à des fins de communication non commerciale auprès des Utilisateurs
Dans le cadre de ses obligations contractuelles et réglementaires, UpCoop est susceptible de communiquer par mailing, courrier postal ou SMS avec les Utilisateurs :
- soit lorsque le Client Financeur a fourni, avec le consentement des Utilisateurs, les données permettant la mise en œuvre de ce traitement au moment de la commande des Produits et/ou Services ;
- soit lorsque l’Utilisateur ouvre un espace personnel associé aux Produits et/ou Services.
Ces communications ont uniquement pour but d’informer les Utilisateurs sur :
- La gestion de leur compte et notamment, sans que la liste ci-dessous ne soit exhaustive :
- La gestion de leur carte (activation, suivi du solde et des transactions, mise en opposition…) ;
- Les changements de millésime et le report du solde de compte ;
- La gestion et la sécurité de leur espace personnel ;
- Les incidents et indisponibilités des Produits et/ou Services ;
- La présentation du fonctionnement des Produits et/ou Services, de l’espace personnel ou de leurs évolutions ;
- Les changements réglementaires affectant l’usage des Produits et/ou Services ou de leur carte.
Ce traitement peut avoir lieu :
- Pendant toute la durée de la relation contractuelle ;
- Et au-delà de la relation contractuelle, tant que les conditions suivantes ne sont pas réunies :
- La fin de validité de la carte de l’Utilisateur ;
- L’épuisement du solde de compte ;
- La fermeture de l’espace personnel par l’Utilisateur.
7 DESTINATAIRES DES DONNEES
Les données personnelles sont traitées par les Services internes d’Up, par les personnes autorisées à y avoir accès. Les conditions de traitement sont encadrées et chaque collaborateur est sensibilisé à la manipulation des données personnelles.
Les données peuvent être transmises à d’autres sociétés du Groupe UpCoop participant à la fourniture des Produits ou Services.
UpCoop a recours à des prestataires externes pour fournir des Produits et Services proposés à ses Clients Financeur, Utilisateurs, Partenaires, notamment la fabrication et livraison de la carte, l’autorisation des transactions, l’hébergement des données, la sécurité et les centres d’appels. Ces sociétés peuvent être des sous-traitants au sens du RGPD. Des données personnelles peuvent être transmises à ces prestataires.
UpCoop s’assure que ses sous-traitants aient mis en place des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la protection des données traitées.
UpCoop est susceptible de communiquer des données aux Clients Financeurs, dans cas limitativement prévus à l’article 6.1.
Conformément à la règlementation en vigueur, les données personnelles peuvent être également transmises aux autorités compétentes sur requête et notamment aux organismes publics, aux collectivités locales, aux administrations centrales, aux auxiliaires de justice, aux officiers ministériels, aux organismes chargés d’effectuer le recouvrement de créances, exclusivement pour répondre aux obligations légales, ainsi que dans le cas de la recherche des auteurs d’infractions.
Il est également mentionné que l’administration fiscale française peut transmettre, à des fins de lutte contre la fraude et l’évasion fiscale, certaines données personnelles aux administrations fiscales du ou des pays de résidence des personnes concernées, notamment les personnes contrôlant le client financeur (notamment les bénéficiaires effectifs). De plus, nous attirons votre attention sur le fait qu’établir une attestation ou un certificat faisant état de faits matériellement inexacts, falsifier une attestation ou un certificat originairement sincère ou faire usage d’une attestation ou d’un certificat inexact ou falsifié est puni, conformément à l’article 441- 7 du Code pénal, d’un an d’emprisonnement et de 15 000 € d’amende. Ces peines sont portées à trois ans d’emprisonnement et à 45 000 € d’amende lorsque l’infraction est commise en vue de porter préjudice au Trésor Public ou au patrimoine d’autrui.
8 TRANSFERTS DE DONNEES EN DEHORS DE L’UNION EUROPEENNE
Les données sont hébergées en France.
Comme tout Emetteur de carte de paiements dématérialisés adossés à Mastercard ou Visa, les données de transaction liées à l’utilisation de la carte et traitées par notre sous-traitant Mastercard peuvent faire l’objet d’un transfert en dehors de l’Union Européenne.
Dans le cadre du service, le numéro de téléphone du bénéficiaire sera traité par TWILIO/SENGRID afin de réaliser l’envoi de notification.
Ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées au sens de l’article 46 du RGPD, notamment par des Règles d’Entreprises Contraignantes (“Binding Corporate Rules” ou “BCR”) validées entre les sous-traitants et les autorités de contrôle européenne.
Les autres données personnelles ne font pas l’objet de transfert hors Union Européenne.
9 DUREES DE CONSERVATION
Les données sont conservées pour les durées mentionnées à l’article 6.1 en fonction des traitements mis en œuvre.
Certaines données peuvent être conservées pour une durée additionnelle nécessaire pour satisfaire à des obligations légales ou règlementaires de UpCoop ou à des fins d’exercice des droits de UpCoop en justice.
Au-delà de ces durées, certaines données anonymisées peuvent être conservées à des fins d’archivage ou statistiques.
10 DROITS DES PERSONNES CONCERNEES
Chaque personne concernée dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition, de portabilité de ses données, ou de retrait de son consentement dans les conditions et limites prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données.
La personne concernée peut également définir les directives relatives au sort de ses données après son décès conformément à l’article 85 de la Loi Informatique et Libertés.
Par ailleurs, la personne concernée peut exercer ses droits à tout moment en contactant le DPO de UPCOOP aux coordonnées figurant à l’article 3.
Dans un souci de confidentialité et de protection des données personnelles, UpCoop pourra en cas de doute demander à la personne concernée de joindre à l’appui de sa demande, la copie d’un document officiel d’identité, tel que la carte d’identité ou le passeport, en cours de validité.
Toutes les demandes seront traitées dans les meilleurs délais et en conformité avec la loi applicable. Dans certains cas, les données personnelles ne peuvent être effacées qu'au bout d'une certaine période imposée par la réglementation en vigueur et les règles de prescription. Dans ce cas, UpCoop conservera ces données jusqu'à la date d'effacement permise.
La personne concernée est informée qu’en cas de refus de fournir ses données personnelles ou d’exercice de son droit d’effacement, de limitation ou d’opposition, UpCoop peut devoir suspendre ou arrêter en tout ou partie la fourniture des Produits et Services à la personne concernée ou à la personne pour le compte de laquelle la personne concernée intervient.
En cas de différend quant à l’utilisation de ses données, la personne concernée dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.
11 DESABONNEMENT AUX COMMUNICATIONS COMMERCIALES
Tout destinataire de communications commerciales de UpCoop peut décider de se désabonner à tout moment, et ce bien qu’il ait exprimé un choix différent auparavant, soit en cliquant sur le lien de désabonnement figurant dans lesdites communications, soit en paramétrant différemment ses choix dans son espace personnel en ligne.
12 COOKIES
Un cookie est un fichier informatique qui ne permet pas d’identifier directement la personne concernée mais stocke sur leur ordinateur et/ou équipement des informations relatives aux pages consultées, aux dates et heures de la consultation, aux informations saisies et conservées pour éviter une saisie ultérieure.
Des cookies sont utilisés par UpCoop dans les conditions définies dans sa Politique d’Utilisation des Cookies et accessible sur les différents sites concernés.
13 MISE A JOUR
UpCoop peut modifier la présente politique périodiquement.
La personne concernée sera informée de la modification par tout moyen tel que notamment : courrier électronique ou notification sur le site internet de UpCoop.
La version en vigueur de la Politique est toujours accessible sur demande formulée aux coordonnées de UpCoop mentionnées à l’article 3.