Sommaire
2 RESPONSABLE DES TRAITEMENTS. 2
3 DELEGUE A LA PROTECTION DES DONNEES / CONTACT. 2
4 OBJET DE LA POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES. 2
6.1 Traitements mis en œuvre à des fins de fourniture des Produits et Services. 3
7 DESTINATAIRES DES DONNEES. 5
8 TRANSFERTS DE DONNEES EN DEHORS DE L’UNION EUROPEENNE. 6
10 DROITS DES PERSONNES CONCERNEES. 6
11 DESABONNEMENT AUX COMMUNICATIONS COMMERCIALES. 7
1 LEGISLATION APPLICABLE
La présente Politique de protection des données personnelles (ci-après la « Politique ») est faite en application du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après « Règlement Général sur la Protection des Données » ou « RGPD ») et de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée (ci-après « Loi Informatique et Libertés »).
2 RESPONSABLE DES TRAITEMENTS
Le responsable des traitements est :
UpCoop, société coopérative et participative à forme anonyme et à capital variable, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de NANTERRE sous le numéro 642 044 366, dont le siège social est situé au 9-11 Boulevard Louise Michel – 92230 GENNEVILLIERS, ci-après « UpCoop ».
3 DELEGUE A LA PROTECTION DES DONNEES / CONTACT
UpCoop a désigné un délégué à la protection des données (ci-après le « DPO »).
Pour toute information concernant les traitements de données personnelles mis en œuvre par UpCoop, contactez notre DPO :
- Par courrier : Groupe UP – DPO - 9-11 Boulevard Louise Michel – 92230 GENNEVILLIERS
- Via le formulaire disponible sur notre site :
https://assistance.up.coop/hc/fr/requests/new?ticket_form_id=4639804152977
4 OBJET DE LA POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES
La Politique encadre les traitements de données personnelles mis en œuvre par UpCoop dans le cadre de la fourniture de titres spéciaux de paiements désignés sous le nom « UpCoop Culture » et des services associés (ci-après les « Produits » et/ou « Services »).
5 PERSONNES CONCERNEES
Les personnes concernées par les traitements réalisés par UpCoop dans les conditions définies ci-après sont :
- Les « Représentants des Prospects Financeur » :
- Les personnes physiques intervenant pour le compte des prospects ou exerçant un mandat social au sein des entités prospectées.
- Les « Représentants des Clients Financeur » :
- Les personnes physiques intervenant pour le compte des clients ou exerçant un mandat social au sein des entités clientes.
- Les « Utilisateurs » :
- Les personnes physiques bénéficiaires des Produits et/ou Services fournis par Up
- Le cas échéant des ayants-droit des bénéficiaires également bénéficiaires des Produits et/ou des Services fournis par UpCoop.
- Les « Fournisseurs et Partenaires » :
- Les personnes physiques fournisseurs de UpCoop ou en relation d’affaires avec UpCoop ou partenaires de UpCoop (sous-traitants, commerçants…) ;
- Les personnes physiques intervenant pour le compte de personnes morales fournisseurs de UpCoop ou en relation d’affaires avec UpCoop ou partenaires de UpCoop, ou exerçant un mandat social au sein de ces entités.
6 TRAITEMENTS MIS EN ŒUVRE
6.1 Traitements mis en œuvre à des fins de fourniture des Produits et Services
Finalités du traitement | Type de données nécessaires traitées | Bases légales du traitement | Durées de conservation des données |
Fabriquer et mettre à disposition des titres spéciaux de paiements | Civilité, Nom, Prénom de l’Utilisateur, adresse postale* | Exécution du contrat | Durée du contrat, augmentée de 5 ans, sauf obligations légales imposant une durée supérieure. |
Authentifier et permettre aux Clients d’accéder aux Services fournis (espace de commande…) | Nom, Prénom, adresse mail pro, identifiant de connexion des Clients | Exécution du contrat |
Les données personnelles contenues dans l’espace en ligne de commande mis à disposition des clients financeurs sont conservées aussi longtemps que l’espace personnel est actif, augmentée de 13 mois à compter de la fermeture de l’espace en ligne.
|
Assister et gérer des demandes des Utilisateurs bénéficiaires | Nom, Prénom, adresse mail, téléphone, et informations sur les demandes des Utilisateurs |
Exécution du contrat
|
5 ans à partir du traitement de la demande |
Assister et gérer des demandes des Utilisateurs bénéficiaires | Nom, Prénom, adresse mail, téléphone, voix et dialogues des Utilisateurs | Consentement de la personne concernée (pour l’enregistrement de la communication) | 6 mois |
L’analyse des données, l’audit, le contrôle et la prévention de la fraude, |
Nom, Prénom, adresse mail, civilité, fonction/mandat Données de connexion |
Intérêt légitime de UpCoop à effectuer des audits et des contrôles internes et des contrôles de prévention de la fraude
|
5 ans à compter de la clôture du dossier |
L’identification des tendances d'utilisation | Données épurées de toutes informations permettant d’identifier directement ou indirectement une personne. | Intérêt légitime de UpCoop dans la gestion et le développement efficaces de ses activités | 5 ans à partir de la collecte |
* Données fournies à UpCoop par le Client Financeur.
6.2 Traitements mis en œuvre à des fins de communication commerciale, de prospection ou de suivi de la relation commerciale
UpCoop met en œuvre des traitements de données personnelles ayant pour finalités d’assurer l’information des personnes avec lesquelles UpCoop est en relation ou entend entrer en relation (les Clients Financeurs, les Prospects Financeurs, les Fournisseurs et les Partenaires) sur ses offres ou sur la fourniture de ses produits et l’exécution de ses services.
Cette communication commerciale peut également être une réponse faite à UpCoop à la suite d’une sollicitation émanant d’un Client Financeur, d’un Prospect Financeur, d’un Fournisseur ou d’un Partenaire.
Cette communication ne vise pas les bénéficiaires du Client Financeur.
Les données traitées sont : le nom, le prénom, civilité, les coordonnées professionnelles dont l’adresse mail et téléphone, la fonction et, lorsque pertinent au regard de la structure dans laquelle le Représentant du Client Financeur ou du Prospect Financeur exerce ses fonctions, l’appartenance syndicale de la personne concernée.
La personne concernée peut s’opposer à ce que ses données soient traitées à des fins de promotion commerciale et de prospection dans les conditions détaillées à l’article 11 (désabonnement aux communications commerciales).
La base juridique de ces traitements est la suivante :
- Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes de UpCoop, à savoir la communication avec les personnes avec lesquelles UpCoop est en relation et à des fins de prospection commerciale.
- Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat.
Les données personnelles traitées à des fins de prospection commerciale sont conservées pendant une durée maximale de 3 ans après le dernier contact avec la personne concernée.
Les données personnelles traitées à des fins de suivi de la relation commerciale sont conservées pour la durée de la relation commerciale, augmentée de 3 ans après le dernier contact entre UpCoop et le Client Financeur, le Fournisseur ou le Partenaire.
7 DESTINATAIRES DES DONNEES
Les données personnelles sont traitées par les services internes d’UpCoop, par les personnes autorisées à y avoir accès. Les conditions de traitement sont encadrées et chaque collaborateur est sensibilisé à la manipulation des données personnelles.
Les données peuvent être transmises à d’autres sociétés du Groupe UpCoop participant à la fourniture des Produits ou Services.
UpCoop a recours à des prestataires externes pour fournir des Produits et Services proposés à ses Clients Financeur, Utilisateurs, Partenaires, notamment la fabrication et livraison du titre papier, l’hébergement des données et les centres d’appels. Ces sociétés peuvent être des sous-traitants au sens du RGPD. Des données personnelles peuvent être transmises à ces prestataires.
UpCoop s’assure que ses sous-traitants aient mis en place des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la protection des données traitées.
Par ailleurs, conformément à la règlementation en vigueur, les données personnelles peuvent être également transmises aux autorités compétentes sur requête et notamment aux organismes publics, aux collectivités locales, aux administrations centrales, aux auxiliaires de justice, aux officiers ministériels, aux organismes chargés d’effectuer le recouvrement de créances, exclusivement pour répondre aux obligations légales, ainsi que dans le cas de la recherche des auteurs d’infractions.
8 TRANSFERTS DE DONNEES EN DEHORS DE L’UNION EUROPEENNE
Les données sont hébergées en France.
Les données personnelles ne font pas l’objet de transferts hors Union Européenne.
9 DUREES DE CONSERVATION
Les données sont conservées pour les durées mentionnées à l’article 6 en fonction des traitements mis en œuvre.
Certaines données peuvent être conservées pour une durée additionnelle nécessaire pour satisfaire à des obligations légales ou règlementaires de UpCoop ou à des fins d’exercice des droits de UpCoop en justice.
Au-delà de ces durées, certaines données anonymisées peuvent être conservées à des fins d’archivage ou statistiques.
10 DROITS DES PERSONNES CONCERNEES
Chaque personne concernée dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition, de portabilité de ses données, ou de retrait de son consentement dans les conditions et limites prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données.
La personne concernée peut également définir les directives relatives au sort de ses données après son décès conformément à l’article 85 de la Loi Informatique et Libertés.
La personne concernée peut exercer ses droits à tout moment en contactant le DPO de UpCoop aux coordonnées figurant à l’article 3.
Dans un souci de confidentialité et de protection des données personnelles, UpCoop pourra demander à la personne concernée de joindre à l’appui de sa demande, la copie d’un document officiel d’identité, tel que la carte d’identité ou le passeport, en cours de validité.
Toutes les demandes seront traitées dans les meilleurs délais et en conformité avec la loi applicable. Dans certains cas, les données personnelles ne peuvent être effacées qu'au bout d'une certaine période imposée par la réglementation en vigueur et les règles de prescription. Dans ce cas, UpCoop conservera ces données jusqu'à la date d'effacement permise.
La personne concernée est informée qu’en cas de refus de fournir ses données personnelles ou d’exercice de son droit d’effacement, de limitation ou d’opposition, UpCoop peut devoir suspendre ou arrêter en tout ou partie la fourniture des Produits et Services à la personne concernée ou à la personne pour le compte de laquelle la personne concernée intervient.
En cas de différend quant à l’utilisation de ses données, la personne concernée dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.
11 DESABONNEMENT AUX COMMUNICATIONS COMMERCIALES
Tout destinataire de communications commerciales de UpCoop peut décider de se désabonner à tout moment, et ce bien qu’il ait exprimé un choix différent auparavant, soit en cliquant sur le lien de désabonnement figurant dans lesdites communications, soit en paramétrant différemment ses choix dans son espace personnel en ligne.
12 COOKIES
Un cookie est un fichier informatique qui ne permet pas d’identifier directement la personne concernée mais stocke sur leur ordinateur et/ou équipement des informations relatives aux pages consultées, aux dates et heures de la consultation, aux informations saisies et conservées pour éviter une saisie ultérieure.
Des cookies sont utilisés par UpCoop dans les conditions définies dans sa Politique d’Utilisation des Cookies et accessible sur les différents sites concernés.
13 MISE À JOUR
UpCoop peut modifier la présente politique périodiquement.
La personne concernée sera informée de la modification par tout moyen tel que notamment : courrier électronique ou notification sur le site internet de UpCoop.
La version en vigueur de la Politique est toujours accessible sur demande aux coordonnées de UpCoop mentionnées à l’article 3.