Sommaire
2 RESPONSABLE DES TRAITEMENTS. 2
3 DELEGUE A LA PROTECTION DES DONNEES / CONTACT. 2
5 FINALITES ET BASE JURIDIQUE DES TRAITEMENTS RH. 3
6 CATEGORIES DE DONNEES TRAITEES. 5
7 DESTINATAIRES DES DONNEES. 7
9 DROITS DES PERSONNES CONCERNEES. 8
10 Cas particulier : traitement de données personnelles des sociétaires. 9
1 LEGISLATION APPLICABLE
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est une réglementation européenne harmonisant la législation de chacun des pays de l’Union Européenne sur la protection des données à caractère personnel, qui est entrée en vigueur le 25 mai 2018.
UP COOP s’engage pleinement dans la mise en conformité des traitements des données personnelles au regard des exigences du RGPD.
La présente politique de protection des données à caractère personnel en matière de ressources humaines (ci-après la « Politique des traitements RH ») décrit les engagements mis en œuvre par UP COOP, en tant que responsable de traitement, afin de veiller au respect du RGPD.
La présente Politique des traitements RH est intégrée dans le dossier d’accueil des salariés. Elle est en outre accessible sur Intranet de UP COOP et peut être transmise par courrier sur simple demande adressée à notre DPO aux coordonnées de contact ci-dessous.
2 RESPONSABLE DES TRAITEMENTS
Le responsable des traitements est UP COOP, société coopérative et participative à forme anonyme et à capital variable, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de NANTERRE sous le numéro 642 044 366, dont le siège social est situé 9-11 Boulevard Louise Michel – 92230 GENNEVILLIERS, ci-après « UP COOP ».
3 DELEGUE A LA PROTECTION DES DONNEES / CONTACT
UP COOP a désigné un délégué à la protection des données (ci-après le « DPO »).
Pour toute information concernant les traitements de données personnelles mis en œuvre par UP COOP, contactez notre DPO :
- Par courrier : Groupe UP COOP - DPO - 9-11 Boulevard Louise Michel – 92230 GENNEVILLIERS
- Par email : cellulergpd.cooperative@up.coop
4 PERSONNES CONCERNEES
Dans le cadre de la présente Politique des traitements RH, la personne concernée (ci-après « Vous ») désigne tout employé de UP COOP, quelle que soit la nature du contrat Vous liant à UP COOP (contrat de travail à durée indéterminée, contrat de travail à durée déterminée, contrat en alternance, convention de stage.
5 FINALITES ET BASE JURIDIQUE DES TRAITEMENTS RH
| Activités de traitement | Finalités | Bases légales envisageables |
| Recrutement | Traitement des candidatures (CV et lettre de motivation) et gestion des entretiens | Mesures précontractuelles Consentement du candidat pour la conservation de sa candidature pendant 24 mois |
| Constitution d’une CVthèque | Intérêt légitime de UP COOP à sélectionner les meilleurs profils | |
| Gestion administrative du personnel | Gestion du dossier professionnel des employés, tenu conformément aux dispositions législatives et réglementaires, ainsi qu’aux dispositions statutaires, conventionnelles ou contractuelles qui régissent les intéressés | Exécution du contrat |
| Réalisation d’états statistiques ou de listes d’employés pour répondre à des besoins de gestion administrative | Intérêt légitime de UP COOP à suivre ses activités de Ressources Humaines | |
| Gestion des annuaires internes et des organigrammes | Intérêt légitime de UP COOP à suivre ses activités de Ressources Humaines | |
| Gestion des dotations individuelles en fournitures, équipements, véhicules et cartes de paiement | Intérêt légitime de UP COOP à suivre ses activités de Ressources Humaines | |
| Gestion des élections professionnelles | Obligation légale | |
| Organisation des réunions des instances représentatives du personnel | Obligation légale | |
| Gestion des rémunérations et accomplissement des formalités administratives | Etablissement des rémunérations, mise à disposition des bulletins de salaire, établissement des attestations de fin de contrat de travail, communiquer avec les CPAM pour les arrêts de travail | Exécution du contrat Obligation légale |
| Gestion de la participation | Exécution du contrat | |
| Déclaration sociale nominative | Obligation légale | |
| Mise à disposition des personnels d'outils informatiques | Suivi et maintenance du parc informatique | Intérêt légitime de UP COOP à sécuriser ses activités |
| Gestion des annuaires informatiques permettant de définir les autorisations d'accès aux applications et aux réseaux | Intérêt légitime de UP COOP à sécuriser ses activités | |
| Mise en œuvre de dispositifs destinés à assurer la sécurité et le bon fonctionnement des applications informatiques et des réseaux. | Intérêt légitime de UP COOP à sécuriser ses activités | |
| Gestion de la messagerie électronique professionnelle | Intérêt légitime de UP COOP à sécuriser ses activités | |
| Réseaux privés virtuels internes à l'organisme permettant la diffusion ou la collecte de données de gestion administrative des personnels (intranet) | Intérêt légitime de UP COOP à sécuriser ses activités | |
| Organisation du travail | Gestion des agendas et projets professionnels | Intérêt légitime de UP COOP à organiser ses activités |
| Suivi des carrières et de la mobilité | Evaluation professionnelle des personnels, dans le respect des dispositions législatives, réglementaires ou conventionnelles qui la régissent | Intérêt légitime de UP COOP à gérer les carrières de ses collaborateurs Obligation légale |
| Gestion des compétences professionnelles internes | Intérêt légitime de UP COOP à gérer les carrières de ses collaborateurs | |
| Gestion des emplois et des parcours professionnels (GEPP) | Intérêt légitime de UP COOP à gérer les carrières de ses collaborateurs Obligation légale |
|
| Gestion de la mobilité professionnelle | Exécution du contrat | |
| Formation | Gestion des demandes de formation et des périodes de formation effectuées | Exécution du contrat |
| Organisation des sessions de formation et évaluation des connaissances et des formations | Intérêt légitime de UP COOP à développer les compétences de ses collaborateurs Obligation légale |
|
| Gestion des aides sociales | Gestion de l'action sociale et culturelle directement mise en œuvre par UP COOP, à l'exclusion des activités de médecine du travail, de service social ou de soutien psychologique | Intérêt légitime de UP COOP à fidéliser ses collaborateurs |
6 CATEGORIES DE DONNEES TRAITEES
| Catégorie des données | Exemples de données |
| Données relatives à l’identité |
nom, prénom, photographie (facultatif), sexe, RIB (Relevé d’Identité Bancaire) |
| Données relatives à la situation professionnelle | lieu de travail, numéro d'identification interne, date d'entrée dans l'entreprise, ancienneté, emploi occupé et coefficient hiérarchique section comptable, nature du contrat de travail, taux d'invalidité, reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH) Compte rendu des entretiens |
| Données relatives au titre valant autorisation de travail | type, numéro d'ordre et copie du titre pour les employés étrangers en application de l'article R. 620-3 du code du travail |
| Gestion de la carrière de l'employé | date et conditions de recrutement, date, objet et motif des modifications apportées à la situation professionnelle de l'employé, simulation de carrière, desiderata de l'employé en termes d'emploi, sanctions disciplinaires à l'exclusion de celles consécutives à des faits amnistiés Compte rendu des entretiens |
| Evaluation professionnelle de l'employé |
dates des entretiens d'évaluation, identité de l'évaluateur, compétences professionnelles de l'employé, objectifs assignés, résultats obtenus, appréciation des aptitudes professionnelles sur la base de critères objectifs et présentant un lien direct et nécessaire avec l'emploi occupé, observations et souhaits formulés par l'employé, prévisions d'évolution de carrière, Enregistrement ou écoute téléphonique des services clients et commerciaux |
| Formation |
diplômes, certificats et attestations, langues étrangères pratiquées, suivi des demandes de formation professionnelle et des périodes de formation effectuées, organisation des sessions de formation, évaluation des connaissances et des formations Enregistrement ou écoute téléphonique des services clients (clients financeurs et bénéficiaires, les commerçants) et commerciaux |
| Suivi administratif des visites médicales des employés | dates des visites, aptitude au poste de travail (apte ou inapte, propositions d'adaptation du poste de travail ou d'affectation à un autre poste de travail formulées par le médecin du travail) |
| Etablissement des fiches de paie et obligations légales connexes |
Numéro de sécurité sociale dans les conditions fixées par le décret n° 2019-341 du 19 avril 2019 ou par l'article L. 444-5 du code du travail, numéros attribués par les organismes d'assurances sociales, de retraite et de prévoyance, situation familiale, situation matrimoniale, enfants à charge, régime et base de calcul de la rémunération, éléments déterminant l'attribution d'un complément de rémunération, congés et absences donnant lieu à retenues déductibles ou indemnisables, ainsi que toute retenue légalement opérée par l'employeur, frais professionnels, taux de prélèvement à la source, données transmises via la Déclaration sociale nominative |
| Validation des acquis de l’expérience | Date de la demande de validation, diplôme, titre ou certificat de qualification concerné, expériences professionnelles soumises à validation, validation (oui/non), date de la décision |
| Gestion des déclarations d'accident du travail et de maladie, autres absences | Coordonnées du médecin du travail, date de l'accident ou de la première constatation médicale de la maladie, date du dernier jour de travail, date de reprise, motif de l'arrêt (accident du travail ou maladie professionnelle), travail non repris à ce jour et autres éléments nécessaires auxdites déclarations |
| Sujétions particulières ouvrant droit à congés spéciaux ou à un crédit d'heures de délégation |
Données relatives à l’exercice d'un mandat électif ou représentatif syndical, la participation à la réserve opérationnelle ou aux missions de sapeur-pompier volontaire |
| Outils et matériel mis à la disposition de l’employé dans le cadre de ses missions professionnelles | Annuaires internes et organigrammes : nom, prénom, photographie, fonction, coordonnées professionnelles, formation et réalisations professionnelles |
| Agendas professionnels : dates, lieux et heures des rendez-vous professionnels, objet, personnes présentes |
|
| Tâches des personnels : identification des personnels concernés, répartition des tâches | |
| Gestion des dotations individuelles en fournitures, équipements, véhicules et cartes de paiement : gestion des demandes, nature de la dotation, dates de dotation, de maintenance et de retrait, affectations budgétaires, N° permis (pour déclaration ANTAI) | |
| Annuaires informatiques permettant de définir les autorisations d'accès aux applications et aux réseaux | |
| Données de connexion enregistrées pour assurer la sécurité et le bon fonctionnement des applications et des réseaux informatiques, à l'exclusion de tout traitement permettant le contrôle individuel de l'activité des employés | |
| Messagerie électronique : carnet d'adresses, comptes individuels, à l'exclusion de toute donnée relative au contrôle individuel des communications électroniques émises ou reçues par les employés |
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| Réseaux privés virtuels de diffusion ou de collecte de données de gestion administrative des personnels (intranet) : formulaires administratifs internes, organigrammes, espaces de discussion, espaces d'information | |
| Activités sociales et mises en œuvre par l’employeur | Identité de l'employé et de ses ayants droit ou ouvrants droit, revenus, avantages et prestations demandés et servis |
| Relations avec les instances représentatives de personnel | Convocations, documents préparatoires, comptes rendus, procès-verbaux divers |
7 DESTINATAIRES DES DONNEES
Ces informations sont exclusivement accessibles par les personnels habilités de UP COOP et ayant besoin d’y avoir accès dans le cadre de leurs missions au sein de UP COOP à savoir :
- Les personnels des ressources humaines,
- Vos supérieurs hiérarchiques,
- Le service marketing pour l’analyse des enregistrements téléphoniques des services clients (clients financeurs et bénéficiaires, les commerçants) et commerciaux,
- Le Comité des Activités Sociales et Culturelles Inter-entreprise.
Dans certaines situations spécifiques, une partie de ces informations peut également être accessible ou transmise à d’autres services tels que le service juridique, la DSI ou l’équipe Cybersécurité, l’équipe contrôle interne.
Seules les données qui sont nécessaires aux missions imparties à chaque destinataire leurs sont transmises.
Les informations peuvent parfois être accessibles à des sous-traitants de UP COOP, amenés à traiter les données pour le compte de UP COOP (par exemple, Talentsoft). Ces traitements de données sont encadrés par un contrat entre UP COOP et le sous-traitant en conformité avec l’article 35 de la Loi Informatique et Libertés et de l’article 28 du RGPD.
Des données Vous concernant peuvent être transmises à des services de l’administration sociale et fiscale en application de la réglementation applicable, ainsi qu’aux organismes de protection sociale, de retraite et de prévoyance, ANTAI (agence nationale de traitement automatisé des infractions, en cas d’infraction routière au volant d’un véhicule de l’entreprise ou de fonction).
Certaines de vos données font l’objet d’un transfert hors de l’Union européenne vers notre partenaire Metrio (société canadienne) dans le cadre de la réalisation de la DPEF (déclaration de performance extra financière). Ce transfert est encadré par des Clauses Contractuelles Types de l’UE.
8 DUREE DE CONSERVATION
Les données Vous concernant sont conservées, selon les traitements, pour la durée maximale prévue par la loi ou par la finalité du traitement concernée, et sont répertoriées dans un référentiel interne. Par exemple :
- les données relatives à la gestion du personnel sont conservées pour la durée de Votre présence au sein de UP COOP, puis font l’objet d’un archivage avec accès restreint pour des besoins de preuve en cas de litige ;
- les données relatives aux motifs d’absences sont conservées pendant une durée de 5 ans, sauf disposition législative contraire.
9 DROITS DES PERSONNES CONCERNEES
Conformément au RGPD et la loi Informatique et Libertés, Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, de portabilité, d’effacement de Vos données à caractère personnel ou de limitation du traitement de Vos données à caractère personnel dans les conditions et limites prévues par le RGPD.
La personne concernée peut également définir les directives relatives au sort de ses données après son décès conformément à l’article 85 de la Loi Informatique et Libertés.
Vous pouvez exercer Vos droits en adressant un courrier ou un courriel à notre DPO aux coordonnées précisées ci-dessus, sous réserve de justifier de votre identité par tous moyens.
Vos demandes seront traitées dans les meilleurs délais et en conformité avec la loi applicable. Dans certains cas, Vos données personnelles ne peuvent être effacées qu'au bout d'une certaine période imposée par la réglementation en vigueur et les règles de prescription. Dans ce cas, UP COOP conservera ces données jusqu'à la date d'effacement total permise.
En cas de différend sur l’utilisation de Vos données à caractère personnel, Vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de contrôle, par exemple, en France, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.
En cas de modification de vos coordonnées ou de votre état civil, de quelque ordre que ce soit, vous devez informer le service RH dans les meilleurs délais, et au plus tard dans les 48 heures suivant ce changement.
10 Cas particulier : traitement de données personnelles des sociétaires
Dans le cadre de votre statut de sociétaire, Up COOP, en tant que responsable des traitements de données, est amenée à recueillir des données à caractère personnel vous concernant, dans les conditions et limites prévues par la règlementation en vigueur. Ces données personnelles sont votre Prénom et votre Nom, votre statut de sociétaire, votre montant de parts sociales, votre pourcentage dans le capital social, le pourcentage de vos droits de vote, votre date d’admission au sociétariat, votre photo.
Ces données à caractère personnel font l’objet d’un traitement fondé sur l’intérêt légitime de UP COOP ou une obligation légale à laquelle UP COOP est soumis.
Les données à caractère personnel que nous traitons, sont destinées à un usage professionnel et ont notamment pour finalité l’organisation de votre vie de sociétaire au sein de la coopérative (assemblées générales, élections, démarches administratives, parrainage, parcours d’admission...), d’attester la détention du capital de UP COOP et de ses filiales auprès des autorités et des organismes financiers, l’accomplissement de formalités légales.
Les données personnelles ainsi collectées sont conservées aussi longtemps que nécessaire compte tenu des finalités poursuivies par la collecte de chacune de celles-ci.
L’accès aux données personnelles des sociétaires est strictement limité aux personnes et sous-traitants habilités par UP COOP à les traiter en raison de leurs fonctions.
Par ailleurs, UP COOP met en place tous les moyens de nature à en assurer la sécurité et la confidentialité de manière à empêcher leur effacement ou l’accès par des tiers non autorisés et ce pendant toute la durée de conservation des données personnelles.
Les destinataires de ces données peuvent être situés en dehors de la France. En effet, certaines filiales du Groupe ont l’obligation de fournir aux autorités de leurs pays la liste des sociétaires ainsi que les parts détenues. UP COOP leur transmet alors cette liste afin de leur permettre de répondre à cette obligation. Pour tout transfert des données à caractère personnel en dehors de la France, UP COOP s’engage à fournir les garanties appropriées prévues par la réglementation sur la protection des données à caractère personnel et notamment à utiliser une plateforme sécurisée et à signer des clauses contractuelles encadrant le cas de transfert hors Union Européenne.
11 MISE À JOUR
UP COOP peut modifier la présente politique périodiquement.
La personne concernée sera informée de la modification par tout moyen tel que notamment : courrier électronique ou notification sur le site internet de UP COOP.
La version en vigueur de la Politique est toujours accessible sur demande formulée aux coordonnées de UP COOP mentionnées à l’article 3.